Sensibilisation à l’utilisation des outils numériques

Mettre en place des bonnes pratiques individuelles et collectives

Chap 3.3 - Votre boîte mail

Mieux rédiger et gérer vos e-mails

​​Marie n’en peut plus ! Sa manager lui fait des demandes urgentes par email… et lui renvoie systématiquement la même chose par SMS. Maxime est excédé : son collègue qui lui envoie dix emails par jour pour le même dossier au lieu de tout rassembler en un seul ! 
C’est un peu comme la pollution, chacun de nous détient à la fois une part de la responsabilité et une part de la solution.  Nous sommes tous responsables.

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Les points clés de ce chapitre

  • Un seul sujet traité par email.
  • Indiquez clairement l’objet du message.
  • Des contenus neutres, factuels et explicites.
  • Adoptez la forme la plus simple possible. 
  • Faites court.
  • Donnez des indications de lecture (pour information / pour action).
  • Un seul correspondant dans le champ « To ».
  • Limitez le nombre de correspondants en copie.
  • Soyez prudents avec l’usage de la copie cachée.
  • Ne répondez pas aux emails ou vous n’êtes qu’en copie (sauf si nécessaire et important).
  • Essayez la méthode Zéro Mail Inbox.
  • Attention aux emails « Flamme ».

    • Exercice

    Reprenez vos emails d’hier
    Combien d’entre eux respectent-ils les règles ci-dessus :
    Dans la forme,
    Dans les contenus.
    Combien de emails « non lus » ou « en attente » y a-t-il dans votre boîte email actuellement ?
    Ce nombre pourrait-il être réduit ?
    - Savez-vous ce qu’est un email « flamme » ?

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